Kurumsal Mobilya Alımında Teklifler Neye Göre Karşılaştırılır
Kurumsal bir mobilya alımında masaya gelen üç teklif çoğu zaman birbirine benzemez. Kalem sayısı farklıdır, bazı işler fiyata dahildir bazıları değildir, teslim süreleri aynı yazılmaz. Bu durumda en düşük toplamı seçmek yanıltıcı olur, çünkü karşılaştırılan şey aynı iş değildir.
Sağlıklı bir karşılaştırma ancak ihtiyaç tek bir metinde tanımlandığında mümkün olur. Toplu alınan kurumsal ofis mobilyası kalemlerinde bu metin genellikle kısa bir teknik şartnamedir ve pahalı bir çalışma gerektirmez. Adet, ölçü, malzeme beklentisi, teslim yeri ve montaj kapsamı yazıldığında bütün teklifler aynı zeminde toplanır.
Şartname birkaç satırla kurulabilir
Küçük ve orta ölçekli şirketlerin çoğu şartname hazırlamayı gereksiz bir bürokrasi olarak görür. Oysa dört başlık yeterlidir. Birincisi miktar ve ölçüdür: kaç adet masa, hangi ölçüde, kaç çekmeceli. İkincisi malzeme beklentisidir: gövde kalınlığı, kenar bandı, ayak sistemi. Üçüncüsü kapsamdır: nakliye, kata çıkarma, montaj ve ambalaj atığının kaldırılması dahil mi. Dördüncüsü takvimdir: teslim tarihi ve montaj için ayrılabilecek gün aralığı.
Bu dört başlık yazıldığında teklifler arasındaki fark netleşir. Aynı masa iki teklifte farklı gövde kalınlığıyla verilmişse bunu ancak şartname ortaya çıkarır.
Şartnamenin bir faydası da içeriden gelen taleplerin tek yerde toplanmasıdır. Muhasebe biriminin dolap ihtiyacı ile satış ekibinin masa ihtiyacı ayrı ayrı iletildiğinde alım parça parça yürür ve toplam fiyat avantajı kaybedilir. Tek metin, hem tedarikçi tarafında hem şirket içinde aynı listeye bakılmasını sağlar.
Fiyata dahil olmayan kalemler
Kurumsal alımlarda bütçe sapmasının en yaygın nedeni, teklifte yazılmayan ara işlerdir. Aşağıdaki kalemler baştan sorulduğunda sürpriz üretmez.
- Asansöre sığmayan parçaların merdivenden taşınması ve gerekiyorsa yerinde montajı
- Eski mobilyaların sökülmesi ve tahliyesi
- Montaj sırasında zemin ve duvar koruması
- Elektrik ve veri kablosu için masa üstü geçiş elemanları
- Teslim sonrası ayar ve eksik parça tamamlama süresi
Ödeme ve teslim koşulları da kapsamın parçasıdır. Üretimin hangi aşamasında hangi ödemenin yapılacağı, kısmi teslim olup olmayacağı ve gecikme durumunda nasıl ilerleneceği baştan yazıldığında iki taraf da aynı takvime bakar. Bu maddeler karmaşık bir sözleşme gerektirmez, teklif metnine eklenen birkaç satır çoğu zaman yeterlidir.
Numune ve keşif adımı atlanmaz
Kurumsal alımda karar çoğunlukla bir kişinin değil, birkaç birimin ortak kararıdır. Bu yüzden yüzey rengi ve kumaş seçimi ekranda değil elde görülmelidir. Aynı kod farklı ışıkta farklı görünür ve büyük adetli bir alımda bu fark geri dönüşü zor bir sonuç üretir. Showroom ziyareti bu adımı hızlandırır. POLEN Mobilya’nın Masko Mobilyacılar Sitesi’ndeki showroomu gibi noktalarda parçaların ölçüsü ve yüzeyi yerinde görülebilir.
Keşif ise ofis tarafında yapılır. Kolon konumları, kapı genişlikleri, asansör iç ölçüsü ve priz noktaları teklif verilmeden önce bilinmelidir. Keşif yapılmadan verilen teklif teoride ucuz, uygulamada revizyonlarla dolu olur.
Keşif ayrıca adet doğrulaması yapar. Kağıt üstünde yirmi masa gerektiği düşünülen bir alanda ölçü alındığında sayı değişebilir, çünkü kolon ve pencere aralıkları bazı noktaları kullanılamaz hale getirir. Bu doğrulama yapılmadan verilen sipariş, fazladan üretilmiş ve deponun köşesinde bekleyen parçalara dönüşür.
Teslim ve montajın planlanması
Kurumsal ofislerde montaj genellikle çalışma düzenini durdurmadan yapılmak zorundadır. Bu nedenle montaj planı kat kat veya birim birim kurulur. Hangi gün hangi bölümün boşaltılacağı, montaj ekibinin kaç kişiyle geleceği ve günün hangi saatlerinde çalışabileceği önceden yazılırsa iş kesintisi en aza iner.
Teslimden sonraki ilk hafta da plana dahildir. Yeni kurulan bir düzende kapak ayarı, çekmece hizası ve masa dengesi gibi küçük düzeltmeler normaldir. Bu düzeltmeler için bir kontrol ziyareti kararlaştırılması, alımın en az fiyat kadar önemli parçasıdır. Proje bazlı çalışan üreticilerde keşif, tasarım, üretim ve montaj tek akış olarak yürütüldüğü için bu son adım genellikle sürecin doğal parçasıdır.
Karşılaştırmanın sonunda seçilecek teklif en düşük olan değil, kapsamı en net olandır. Net kapsam hem bütçeyi korur hem de teslim gününde kimin neyi yapacağını tartışmaya bırakmaz.
